Automatisierung · 2025
Ein digitaler Freigabeprozess für Eingangsrechnungen: Die Rechnung kommt ins System, geht je nach Betrag und Abteilung in die Freigabe, und der freigegebene Beleg wird nach Logo übertragen. Papierumlauf und die Frage „Wer hat das freigegeben?“ entfallen.
Eingangsrechnungen wanderten von Hand zu Hand: Wer sie gesehen, wer sie freigegeben hatte und wo sie lag, ließ sich nicht verfolgen. Verzögerte Freigaben verzögerten Zahlungen, und weil die Buchung manuell erfolgte, konnte dieselbe Rechnung zweimal erfasst werden.
Ich habe einen Ablauf gebaut, der die Rechnung samt Beleg aufnimmt und eine Freigabekette nach Betrag und Abteilung bildet. Freigebende sehen sie auf ihrem Bildschirm und nennen bei Ablehnung einen Grund. Freigegebene Rechnungen gehen über die Schnittstelle nach Logo, inklusive Dublettenprüfung.
Die Freigabe hat das Papier verlassen: In welcher Stufe eine Rechnung steckt und auf wessen Tisch sie wartet, steht auf einem Bildschirm. Weil die Buchung automatisch läuft, gibt es keine Dubletten und keine Tippfehler mehr.
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