Das meiste nach einer Bestellung wiederholt sich: Rechnung schreiben, Versandetikett drucken, Sendungsnummer schicken. Diese Kette aufzubauen, spart den meisten Betrieben ein paar Stunden pro Woche.
Die Reihenfolge der Kette
- Die Bestellung landet im System und erhält den Status „in Vorbereitung“
- Nach bestätigter Zahlung wird die E-Rechnung automatisch erstellt
- Etikett und Sendungsnummer kommen vom Versanddienstleister
- Die Sendungsnummer geht per SMS oder WhatsApp an die Kundschaft
- Sobald die Zustellbestätigung eintrifft, wird die Bestellung geschlossen
Der Schritt, der manuell bleiben sollte
Die körperliche Kontrolle des Pakets. Software sieht nicht, ob das richtige Produkt im Karton liegt; wer den Barcode-Scan auslässt, vervielfacht mit Automatisierung nur die Fehlversände.
Die Buchhaltungsseite
Der kritische Punkt bei der Rechnungsanbindung ist der Storno- und Retourenweg. Entsteht die Gutschrift nicht automatisch, wird der Abgleich zum Monatsende wieder Handarbeit und die gewonnene Zeit ist weg.
Automatisierung soll den Menschen nicht aus der Arbeit nehmen, sondern aus den Stellen, an denen Fehler entstehen.
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